Tim Perumus Organisasi Tata Kerja (OTK) telah dibentuk di UNY sejak tahun 2015. Bersama Rektor, Senat, dan Dewan Pertimbangan, OTK digodog selama empat tahun. Guna merumuskan organisasi yang ramping, efisien, dan siap melayani.
Kilas balik ke penghujung 2015, Prof. Zamzani yang juga Guru Besar di FBS UNY baru saja dilantik sebagai Ketua Senat. Bersama rekan-rekannya di organ tersebut, senat mencanangkan perbaruan OTK.
Perbaruan OTK disebut Zamzani menjadi keniscayaan, karena zaman berkembang. Secara hukum, perkembangan tersebut hadir dalam bentuk peraturan perundang-undangan baru yang mengatur penyelenggaraan pendidikan (PP 17/2010), sampai seputar pengelolaan keuangan badan layanan umum (PP 74/2012).
“UNY sebagai Badan Layanan Umum, berarti mengikuti peraturan tersebut. Terlebih lagi terdapat Peraturan Menteri Keuangan baru (di tahun 2014), yang mengatur tentang layanan BLU,” ungkap Zamzani.
Sedangkan secara praksis pelayanan dan reformasi birokrasi, perubahan zaman juga menuntut pelayanan yang lebih baik. Semua serba digital dan terintegrasi. Untuk itu, diperlukan pula organisasi yang lebih modern dan bersifat tetap.
“Misalnya, kita sekarang butuh Unit Layanan Terpadu. Semuanya satu pintu dan online. Dulu itu belum ada. Humas dan Admisi (pendaftaran), dulu juga belum ada. Sempat diadakan pun masih berbentuk kantor. Dengan OTK baru, kita institusionalisasi untuk pelayanan optimal,” imbuh Zamzani.
Dari situlah, OTK baru dirasa UNY menjadi perlu untuk dirumuskan. Prof Yoyon Suryono, Guru Besar FIP, didapuk menjadi Ketua Tim Perumus OTK di tahun 2015. Selama empat tahun, ia menakhodai perumusan sekaligus pembahasan di tingkat universitas maupun kementerian. Semua kerja keras tersebut, ungkap Yoyon, ia dedikasikan untuk UNY. Agar kampus kebanggaannya tersebut memiliki organisasi yang ramping, efisien, dan siap melayani.
Disalip Pembaruan Statuta
Kala awal disusun di tahun 2015, tim yang diketuai Yoyon tersebut langsung bekerja. Ada tim yang biasa disebut dalam senat, sebagai tim 15 dan tim 7. Tim tersebut berisi para guru besar anggota senat, yang ditugaskan spesifik untuk merancang OTK.
Walaupun demikian, tim tersebut tidak berpikir sendirian. Ada tiga konsep yang coba digabungkan. Yaitu masukan dari Dewan Pertimbangan, Senat, serta Rektorat. Keberadaan dua jenis tim, yaitu tim 15 dan tim 7, juga memiliki tujuan tersendiri untuk menghadirkan dua lapis pembahasan. Dengan harapan ruang diskusi makin terbuka, dan makin banyak akomodasi yang dapat diserap.
“Jadi tim yang saya ketuai berfungsi untuk membahas. Usulan yang kami bahas, datang dari semua organ civitas kampus,” ungkap Yoyon.
Sempat bekerja keras pada 2016, penyusunan OTK rehat sejenak di awal 2017. Alasannya, senat hendak berfokus pada penyusunan statuta sekaligus Pemilihan Rektor baru di periode 2017-2021. Jadilah pembaruan statuta mendahului penyusunan OTK yang telah direncanakan UNY lebih awal.
“Statuta kita dahulukan karena secara legal dan yuridis, diperlukan untuk pemilihan rektor. Maka diperbaiki dahulu statutanya,” kenang Yoyon atas keputusan yang menghasilkan Permenristekdikti baru di tahun 2017 terkait statuta UNY.
Selepas Menristekdikti Prof. Muhammad Nasir resmi melantik Prof. Sutrisna Wibawa sebagai Rektor UNY pada Rabu (23/03), maka tuntas sudah tugas sekaligus hajat besar yang dimiliki Senat Akademik. Yoyon bersama tim kembali ke amanah yang sempat tertunda, yaitu Perumusan OTK baru.
Rapat di Kementerian
Sepanjang 2018 dan 2019, rapat untuk penyusunan OTK tak hanya dilakukan di dalam lingkungan kampus. UNY juga harus memperoleh persetujuan dari Menristekdikti sekaligus Menteri PAN-RB.
Alhasil, Yoyon berkewajiban untuk menggelar rapat dengan intensitas yang cukup sering, dengan tim dari Kementerian. Utamanya Biro Hukum Kemristekdikti.
“Karena mereka (Biro Hukum) yang secara domain punya wewenang menyusun peraturan menteri. Rapat berkali-kali itu dengan kementerian. Di Jogja dan di Jakarta,” ungkap Yoyon.
Rangkaian rapat tersebut memiliki beberapa poin kesepakatan. Diantaranya prinsip dasar, bahwa ada pembatasan organisasi universitas yang diharapkan bersifat kecil dan ramping. Tidak terlalu banyak personel maupun bagian-bagian birokrasi.
“Yang bisa digabung, mereka minta digabung. Yang bisa dikerjakan satu orang, tidak perlu banyak-banyak. Intinya ramping, kecil, efisien,” imbuh Yoyon.
17 Januari 2019 menjadi ujung dari segala proses penyusunan tersebut. Disetujui oleh Kemristekdikti dan Kemen PAN-RB, Nasir menetapkan OTK baru UNY dalam bentuk Peraturan Menteri Nomor 2 di tahun 2019. Usai diteken, peraturan diundangkan oleh Kemenkumham dan dinyatakan secara resmi berlaku pada 14 Maret 2019.
“Diundangkan di Jakarta pada tanggal 14 Maret 2019. Peraturan Menteri ini berlaku sejak tanggal diundangkan, dan penyesuaian wajib berlaku maksimal enam bulan sejak diundangkan,” pungkas Ani Nurdiani Azizah selaku Plt. Kepala Biro Hukum Kemristekdikti.
Author: pewara dinamika
No Responses