Mengenal Organisasi Tata Kerja UNY

Permenristekdikti 2/2019 memperbarui organisasi tata kerja UNY. Regulasi ini menjadi landasan hukum atas apa dan siapa yang melayani civitas dalam tugas-tugas tertentu.

Senin (01/07), Prof. Sutrisna Wibawa selaku Rektor UNY melantik 65 pejabat baru yang menempati posisi Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian di lingkungan kampus. Pelantikan tersebut disebut Sutrisna dalam sambutannya, merupakan keniscayaan adanya organisasi tata kerja baru yang dimiliki kampus tersebut.

“Keniscayaan yang tidak perlu saya jelaskan detil kenapa perlu kepada saudara (para pejabat). Anda dilantik untuk siap sedia kerja keras, ikuti perkembangan zaman dan digitalisasi dalam melayani,” ungkap Sutrisna di Ruang Sidang Utama UNY.

Namun, bukan berarti perubahan tersebut tidak perlu dijelaskan kepada khalayak civitas UNY yang lebih luas. Organisasi tata kerja, terlepas dari istilahnya yang akrab di kalangan Aparatur Sipil Negara, merupakan hal asing di masyarakat umum. Perusahaan masa kini layaknya startup bahkan disebut Sutrisna tidak punya pembagian kerja.

Oleh karena itu ASN UNY dimintanya untuk mengenalkan dan mendekatkan diri kepada seluruh civitas sesegara mungkin. Lewat pelayanan optimal, serta aktif bermedia sosial untuk menjaring aspirasi.

“Di bisnis apalagi startup, orang swasta banyak yang tidak kenal OTK karena mereka diminta fleksibel. Kita (di UNY) punya OTK, maka harus kita layani civitas seoptimal mungkin!,” imbuh Sutrisna dengan tegas.

Apa itu OTK

Ilmu manajemen mengenal organisasi secara sederhananya sebagai apa dan siapa yang mengerjakan suatu tugas. Prof. Lantip Diat Prasojo, Guru Besar Manajemen Pendidikan UNY yang baru saja dikukuhkan pada Rabu (21/08), menggambarkan organisasi lewat pemberian tugas dan jabatan tertentu.

“Tugas itu akrab kok di telinga kita. Misal: sekretaris, tugasnya mencatat. Bendahara, tugasnya pegang uang. Itu organisasi. Ada pembagian tugas,” ungkap Lantip.

Tata kerja kemudian mengatur bagaimana tugas tersebut dikerjakan. Misalnya imbuh Lantip, bendahara harus mencatat uang di buku gelatik. Pemasukan serta pengeluaran seluruhnya dicatat lengkap.

“Itu tata kerja. Disepakati dulu di awal bagaimana caranya bekerja,” tambah Lantip.

Ketika UNY memiliki OTK baru, maka kampus ini disebut Sutrisna sudah punya panduan baru yang sangat jelas dari negara. Berkaitan dengan apa saja yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, dan bagaimana caranya dikerjakan.

“Istilahnya, sudah ada kamarnya. Sudah ada perabotannya. Tinggal kita pilih orangnya dan melaksanakan tugas pelayanan,” sebut Sutrisna.

Organisasi di UNY

Dalam lingkungan kampus, OTK yang diatur antara lain pembagian tugas di rektorat hingga fakultas. Secara garis besar, Permenristekdikti menyebutkan bahwa UNY memiliki tujuh fakultas dan satu sekolah pascasarjana.

Jumlah tersebut berarti tidak ada perubahan fakultas dari OTK UNY yang lama, layaknya diatur dalam Permendikbud 23/2011.

“Seperti yang kita tahu saat ini, fakultas-fakultasnya tetap. Yaitu Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP), Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Bahasa dan Seni (FBS), Fakultas Ilmu Sosial (FIS), Fakultas Teknik (FT), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Ilmu Keolahragaan (FIK), dan Program Pascasarjana,” ungkap Prof. Yoyon Suryono, Ketua Tim Perumus OTK UNY.

Fakultas bertugas untuk melaksanakan kegiatan akademik berbasis tridharma perguruan tinggi. Yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Program studi menjadi bagian dari fakultas sesuai bidang ilmunya. Organisasi ini diisi oleh dosen.

“Ada juga organisasi yang diisi oleh dosen. Yaitu pusat studi yang seluruhnya di bawah Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) UNY.” imbuh Yoyon.

Memimpin seluruh universitas, termasuk fakultas dan sekolah pascasarjana di dalamnya, adalah tugas Rektor. Rektor dibantu oleh Wakil Rektor dan Sekretaris Eksekutif.

Khusus untuk pelayanan administrasi, UNY memiliki dua buah biro: Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama (BAKK), serta Biro Umum, Perencanaan, dan Keuangan (BUPK). Dipimpin oleh Kepala Biro, masing-masing biro memiliki tugas khusus sesuai diamanatkan peraturan.

Berbeda dengan fakultas, biro diisi oleh tenaga kependidikan (Tendik).

“Sederhananya untuk pembaca (Pewara Dinamika), Tendik itu ASN juga. Tapi struktural, bukan dosen. ASN layaknya kita temui di kantor pemerintah lainnya. Mereka yang bertugas di Biro AKK misalnya, membawahi pelayanan akademik, kemahasiswaan, dan kerjasama. Di dalam biro itu ada bagian dan subbagian, untuk kerjakan tugas secara spesifik,” ungkap Yoyon.

Selain fakultas dan rektorat, UNY juga memiliki Unit Pelayanan Teknis (UPT). Ada dua UPT di UNY, yaitu perpustakaan dan Pusat Komputer (Puskom). Dengan tugas spesifik untuk memberi pelayanan di dua bidang tersebut.

“UPT Perpustakaan, ya melayani perpustakaan. Pinjam meminjam buku dan penyediaan literasi,” ungkap Yoyon.

Biro dan Bagian Baru

Biro AKK adalah salah satu yang baru dari OTK UNY. Sebelumnya, biro yang dimiliki UNY bernama Akademik, Kerjasama, dan Informasi (AKI).

“Informasi jadi bagian dari kerjasama dan humas. Biro Akademik, Kemahasiswaan dan Kerja Sama (BAKK) pada OTK sebelumnya, yaitu Permendiknas RI Nomor 23 Tahun 2011 bernama BAKI (Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Informasi),” ungkap Setya Budi Takarina, M.Pd., Kepala Biro AKK.

Beberapa bagian yang baru dibentuk lengkap dengan pejabat baru yang bertugas diantaranya: Kepala Bagian Akademik dan Registrasi serta Kepala Bagian Kerjasama dan Hubungan Masyarakat di Biro AKK, dan Kepala Bagian Hukum dan Kepegawaian di Biro UPK.

Sutrisna berpesan, para pejabat baru lengkap dengan segenap organisasinya harus siap sedia kerja keras dan mengubah pola kerjanya. Juga harus bisa mengikuti perkembangan zaman yang ada, karena era digitalisasi tak bisa dihindari.

“Harapannya dengan reformasi birokrasi bisa menjadi lebih ramping, dimana dulu kasubag ada 4 sekarang menjadi hanya 3. Adanya perubahan cepat pada revolusi industri 4.0 yang diikuti oleh society5.0 para kabag dan kasubag tidak boleh lengah,” pungkas Sutrisna.