“UNY mendeklarasikan dirinya untuk menjunjung tinggi Keterbukaan Informasi Publik. Di jagat maya ia membuka pelayanan 24 jam. Semua berhak mengakses informasi secara bebas dan bertanggung jawab.”
Pasutri itu kini tinggal di Palembang. Keduanya ditugaskan pemerintah setempat untuk mengabdi di LPPMP dan salah satu sekolah favorit negeri di Palembang. Terbentang jarak ribuan kilometer dari Yogyakarta bukan berarti absen komunikasi dengan mantan kampusnya. Mereka sama-sama alumni Kampus Ungu, UNY. Yang satu jurusan Bahasa dan Sastra Inggris, sedangkan satunya Pendidikan Seni Rupa.
Syahdan, keduanya butuh legalisir ijazah. Instansi tempat kerja mereka mendesak minta kopian resmi tanda sarjana. Mustahil bila harus kembali ke Jawa segera. Selain menghabiskan banyak biaya, waktu mereka sudah habis di kantor. Belum lagi dikejar tenggat untuk menyelesaikan bejibun laporan dinas setempat.
Ketika mendapat instruksi dari atasan itu, mereka langsung mengontak Indun Probo Utami, Kepala Bagian (Kabbag) Akademik pusat. Mereka mengenal Bu Indun, panggilan akrabnya, sejak masih berstatus mahasiswa FBS. Bu Indun langsung memberi solusi untuk mengajukan proses legalisir ijazah secara daring. Kebetulan pasutri itu alumni pertama yang mencoba sistem pelayanan baru berbasis internet itu.
“Ya sudah, Mbak, sekarang dicoba saja. Berhasil atau tidak nanti setelah mengikuti prosedurnya,” kata Indun, 27 April di kantornya. Pasutri itu lekas mengakses laman Simfoni (Sistem Alumni UNY). Mengikuti langkah-langkah sampai tuntas, permohonan legalisir itu langsung tercatat secara digital di server admin. Tahap terakhir hanya membayar ongkos legalisir dan pengiriman via pos. Selebihnya menunggu sampai pengelola Simfoni memproses dan mengirimkannya ke alamat pemohon.
Pelayanan akademik lewat daring menjadi kebijakan baru UNY dalam rangka Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Selain simpel, pelayanan jarak jauh melalui jagat maya itu menghemat fulus. Bila setengah dasawarsa sebelumnya segala hal harus manual, kini semua berbenah melalui pelayanan digital. Tak terkecuali instansi pendidikan, termasuk kampus kependidikan yang berpusat di Karangmalang itu.
Menurut Indun, selama ini telah melegalisir kurang dari seratus ijazah lewat daring. “Yang kemarin ada juga yang ke sini dari Ciamis. Tapi tak lewat online. Soalnya mau main ke Yogya,” tuturnya. Indun mengharapkan sistem berbasis daring ini bisa dimaksimalkan secara total. Walau pemohon berdomisili di sekitar kota pendidikan, ia akan menggenjot pengelolaan lewat satu pintu digital.
Banyak keuntungan, terutama di bidang akademik, bila pelayanan berbasis internet. Pasalnya, rekap keuangan langsung tercatat. Apalagi Bank Mandiri menjadi mitra pembayaran legalisir elektronik. Indun menuturkan kalau mekanisme demikian sangat menguntungkan pihak administrasi keuangan. Semua tercatat. Tak perlu ketar-ketir menghitung besaran biaya keluar dan masuk secara manual.
Tak Hanya Struktural, Tapi Kultural
Subbag Akdemik di bawah Indun menerapkan nilai tak sekadar struktural, tapi juga kultural. Ini senada dengan jargon Rektor UNY, Sutrisna Wibawa, yaitu Smart and Smile. Melayani sepenuh hati menjadi kunci utama agar tercipta rasa hangat antara birokrasi dan mahasiswa.
Pernah suatu ketika Indun menerima keluh-kesah seorang mahasiswa diploma Jurusan Ekonomi. Pada hari yudisium ia tak berangkat. Konsekuensinya, Surat Keputusan (SK) harus dicabut. Namun, mahasiswa yang tak bersedia disebutkan namanya itu harus segera mendaftar program sarjana. Sedangkan SK wajib menjadi prasyarat pendaftaran.
Ibunya langsung menghubungi Subbag Akademik. Ia memohon agar diberi kebijakan khusus karena mendesaknya waktu pendaftaran program lanjut. Indun lekas mengonfirmasikan problema itu ke atasan. Pihak pimpinan menyetujui. SK diberikan pada hari itu juga dengan catatan pemohon tetap mengikuti yudisium periode setelahnya.
“Banyak contoh lain serupa anak FE tadi. Mau tidak mau kami harus menangani secara cepat. Kan ini bukti keterbukaan informasi juga,” ujar Indun. Subbag tempat Indun mengabdi hanya salah satu dari sekian pelayanan di UNY yang semakin responsif. Pelayanan birokrasi yang tanggap cepat menjadi wujud nyata KIP di era Revolusi Industri 4.0.
Satu Pintu
Anggapan rumitnya mengurus permohonan di birokrasi tak lagi relevan di tahun 2018. Zaman informasi dengan segenap narasi KIP yang disahkan konstitusi membawa angin baru bagi prosedur pelayanan. Maryanto, Kabbag Informasi, mengatakan kalau segala permohonan informasi sekarang dilayani lewat satu pintu. “Tinggal isi formulir permohonan. Lalu kami pertimbangkan,” ucapnya.
Unit Layanan Terpadu (ULT) adalah pintu pelayanan itu. Pemohon, baik mahasiswa maupun dosen, sekadar mengikuti prosedur yang telah disediakan di laman ULT. Semua juga lewat internet. Tak sampai sepuluh menit permohonan itu bisa dituntaskan. Sama seperti unit birokrasi lain, prosedur terakhir ialah menanti balasan apakah disetujui atau tidak.
“Nanti kalau informasi sudah diajukan, kami (pihak informasi) akan menyiapkan data. Tentu semua itu berasaskan data mana yang boleh diakses atau tidak,” ujarnya. Maryanto mengilustrasikan betapa mudahnya mengurus informasi bagi mahasiswa yang hendak penelitian. Menurutnya, kalau mahasiswa ingin mendapatkan data untuk riset, pihak informasi bisa menyediakan. “Tentu data itu harus digunakan secara baik dan bertanggung jawab.”
Fungsi kehumasan berperan penting untuk menyediakan informasi dan menyinergikan relasi. Menurut Anwar Efendi, Kepala Humas dan Protokoler UNY, Humas menjadi garda depan KIP. “Humas menjadi salah satu elemen untuk mengenal ULT dan KIP kepada masyarakat umum. Pada prinsipnya, fungsi kehumasan menjadi bagian dari tugas seluruh sivitas akademika UNY,” tandasnya.
Anwar menjelaskan koordinasi ULT dan Humas. “Secara ideal layanan ULT nantinya mencakup keseluruhan layanan publik di UNY. Merujuk hal itu, maka ULT mencakup seluruh layanan publik yang ada di UNY dan melibatkan tenaga di semua unit kerja,” ungkapnya. Lebih lanjut dikatakan kalau fungsi ULT cenderung seputar aspek informasi, sedangkan Humas menjadi koordinator pelayanan.
Author: pewara dinamika
No Responses