Prof. Yoyon Suryono: Organisasi Tata Kerja yang Ramping dan Efisien

Wawancara Khusus Prof. Yoyon Suryono

Ketua Prodi S2 Pendidikan Luar Sekolah, Ketua Tim Perumus OTK UNY

Menakhodai tim perumus Organisasi Tata Kerja (OTK) UNY sejak 2015, Yoyon memperjuangkan yang terbaik untuk kampus ini: OTK yang ramping dan efisien. Semua ditujukan agar pelayanan kampus maksimal.

Kepada Redaktur Pewara Dinamika, Ilham Dary Athallah, Prof. Yoyon Suryono di ruangannya mengisahkan bagaimana proses perumusan OTK tersebut dimulai dan dieksekusi. Termasuk, harapan Yoyon pada masa depan OTK UNY.

Prof. Yoyon dikenal sebagai Ketua Tim Perumus OTK UNY. Kepada pembaca Pewara Dinamika, apakah bapak dapat menjelaskan terlebih dahulu apa itu OTK?

Singkatnya, OTK itu struktur organisasi. Mengatur setiap unit kerja di lingkungan perguruan tinggi. Mulai dari mengatur pembagian tugas, fungsi, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan kerja.

Misalnya di UNY, kita memiliki Rektor, Senat Akademik, Dewan Pertimbangan, dan Majelis Guru Besar. Rektor diatur dalam Permenristekdikti 2/2019 tentang OTK UNY. OTK 2019

Itu versi singkat dari statuta karena hanya mengatur organisasi dan tata kerja bersifat struktural. Dari rektor ke bawah: rektorat, fakultas, lembaga, sampai ke jurusan. Yang lain (Senat, dan lainnya), diatur terpisah.

Di dalam OTK juga diatur. Berapa wakil rektor yang dimiliki UNY. Ada biro apa saja di UNY. Ada bagian dan subbagian apa. Ada Unit Pelayanan Teknis (UPT) apa saja, misalnya perpustakaan dan museum. Ada lembaga apa. Ada fakultas apa dan jumlahnya berapa. Itulah OTK.

Prof. Yoyon menyebutkan bahwa OTK diatur dalam peraturan menteri. Lalu apa tugas tim perumus?

OTK Perguruan Tinggi Negeri memang ditetapkan oleh Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Itupun dengan persetujuan Menteri PAN/RB.

Tapi, cara penyusunannya adalah kampus mengusulkan kepada Kementerian. Mereka di pusat sudah punya arahan, berapa wakil rektor dan berapa biro yang perlu dibuka. Apa syarat administrasi pada umumnya. Penyusunan OTK mengacu pada pedoman yaitu Permendikbud Nomor 139 Tahun 2014 tentang Pedoman Statuta dan Organisasi Perguruan Tinggi

Kita di tim perumus kemudian mengembangkan sesuai kebuutuhan dan pengembangan disini. Mengusulkan dengan mengajukan naskah akademik, rencana pengembangan, usul strukturnya seperti apa. Termasuk, dihitung mahasiswanya dan lain-lain.

Bagaimana awalnya tim perumus OTK dibentuk di UNY?

Jadi UNY memiliki statuta yang lama di tahun 2011, dan diganti statuta baru 2017. Seiring adanya perubahan statuta, yang berarti ada perubahan status, visi misi, serta amanat pemerintah kepada kampus, maka perlu OTK baru.

Tapi sejauh itu, OTK nya masih lama. Terakhir diterbitkan pada tahun 2011. Saat itu saja, kita belum punya bagian pendaftaran sendiri. Zaman dulu kan memang pendaftaran kampus belum seintens sekarang pakai SNMPTN, SBMPTN, Ujian Mandiri. Jadi hanya kantor admisi dan pendaftaran yang ad-hoc saja. Panitia bubar kalau udah selesai pendaftaran.

Itulah mengapa, kita paham harus diperbaiki dulu OTKnya kalau kampus ini perlu maju. Kita butuh bagian pendaftaran yang selalu standby. Menyiapkan semuanya berjalan lancar. Itu hanya salah satu contoh lho.

Pada 2015, kami sudah siapkan rencana perubahan OTK tersebut. Makin intens setelah pergantian rektor di tahun 2017, dan tantangan zaman yang makin kompleks.

Bagaimana cara kerja tim perumus OTK?

Dalam tim kami menggabungkan berbagai unsur: universitas, rektorat, senat, dan dewan pertimbangan. Ada tim 15 (berisi 15 orang), dan tim 7 (berisi 7 orang). Usulan pun ada yang datang dari Dewan Pertimbangan, dan dari Rektorat.

Tim dibentuk untuk mengharmonisasikan dan pastikan bahwa usulan OTK adalah usulan UNY. Mengakomodasi kebutuhan semua pihak.

Saya mengetuai tim 15 tersebut. Tim dibentuk dua lapis, ada tim 15 dan tim 7, tujuannya untuk checkand recheck. Saling kontrol dan melengkapi.

Berarti ada diskusi dan perbedaan pendapat juga dalam tim, karena banyak pemikiran?

Tentu. Posisi saya adalah ketua. Bukan pimpinan. Di dalam ada banyak macam orang, pikirannya macam-macam pula. Tapi Alhamdulillah, semua memikirkan kemajuan UNY. Jadi perbedaan pendapat itu memperkaya.

Setelah dirumuskan oleh tim?

Kita bawa ke forum senat. Disetujui, barulah kita kirim ke Jakarta. rapat berkali-kali dengan kementerian, ada rapat

di Jogja, ada di Jakarta. Terakhir OTK itu, rapat di Kementerian PANRB (Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi) bersama Biro Hukum Kemristekdikti, tempatnya di Kementerian PANRB.

Kapan itu?
Sekitar 2018 dan awal Januari 2019. Untuk prosesnya, diputuskan dalam rapa t Men-PANRB, Menristekdikti, dan UNY tempatnya di Jakarta pada awal 2019. Dalam pembahasan itu, ada 1 prinsinya: organisasi itu tidak terlampau besar, dibatasi.

Batasannya 1) WR ada 4, 2) fakultas sesuai dengan yang ada, 3) hanya boleh 2 lembaga dan 1 badan. Hal tersebut kemudian kita terjemahkan. Fakultas ditetapkan tidak ada perubahan.

Di tingkat Biro, dibatasi hanya boleh 2, dan setiapnya ada tiga Kepala Bagian. Jadi, ada pembatasan dan pengurangan maksudnya untuk efisiensi.

Apa saja perubahan yang terjadi?

Yang paling signifikan, tidak boleh tumpang tindih antar fungsi. Misal kantor admisi (pendaftaran) ya menjadi bagian dari Biro akademik. Kantor Internasional, menjadi bagian dari Kerjasama. Perubahan ini wajar, kerjasama dan pendaftaran kan makin intens. Dulu kebutuhannya berbeda dengan sekarang.

Ada juga perubahan lemmbaga. Sekarang namanya LPMPP: Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP). Dulu ini dua lembaga terpisah: penjaminan mutu, dan pengembangan pendidikan. Bergabung makin kuat, efisien, dan sinergi.

Kalau perubahan dalam segi pendidikan?

S2 yang monodisiplin, dipindah ke fakultas. Ini rancangan kedepannya. Jadi pascasarjana hanya untuk S2 yang multidisiplin. Misalnya teknologi pembelajaran, evaluasi pendidikan, itu di pasca sudah benar tempatnya.

Tapi yang jurusan saya ini (S2 Pendidikan Luar Sekolah), akan kembali ke Fakultas Ilmu Pendidikan suatu saat nanti. Kita masih mencari kemungkinan yang ada.

Harapan dengan adanya OTK baru?

OTK harus meningkatkan kinerja. Karena kalau kinerja tidak tercapai, buat apa ada perubahan OTK? Bahkan bisa ditanya lagi, buat apa ada OTK?

Penataan organisasi dan tata kerja harus ditunaikan dalam rangka meningkatkan kerja, efisiensinya, efektivitasnya, kinerja akademik-nonakademik, dan sebagainya. Mendukung pencapaian visi misi UNY. Secara internal, harapan ini tidak hanya pepesan kosong. Kita akan evaluasi setiap dua atau tiga tahun!