Sinergi Unit Layanan Terpadu dengan upaya reformasi birokrasi dan keterbukaan informasi publik, menghadirkan kemudahan bagi seluruh sivitas. Tinggal klik atau isi formulir, semua kebutuhan dijamin beres.
Jika Pegadaian punya slogan “Mengatasi Masalah Tanpa Masalah,” Rektor UNY Prof. Sutrisna Wibawa meyakini bahwa Unit Layanan Terpadu (ULT) nantinya tak boleh sekedar mengatasi masalah dengan solusi jitu layaknya dilakukan institusi pinjaman lunak berjaminan tersebut. Sepanjang proses pelayanan masalah, para pengguna jasa sudah selayaknya dilayani secara cerdas, ramah, dan santun. Tak hanya berhenti di sana, pelayanan secara cerdas di banyak tempat sebagai akses atas kehadiran digitalisasi global di segala lini, juga selayaknya diterapkan ULT. Sehingga semakin membuat pengguna jasa nyaman dan tak perlu direpotkan dengan kehadiran birokrasi.
Untuk itulah ULT, ditekankan oleh Sutrisna sejak awal perintisannya, menjadi bagian integral serta garis terdepan atas pelayanan yang berbasis jargon smart and smile. Sehingga UNY tak hanya harus berkomitmen mewujudkan ketersediaan informasi tanpa ada yang ditutup-tutupi, tapi juga memudahkan masyarakat menggapai manfaat yang dihadirkan institusi ini dengan makin mudah. Perintisannya hingga saat ini meraih anugerah peringkat kedelapan keterbukaan informasi publik dari Wakil Presiden RI Jusuf Kalla, diharapkan menjadi momentum untuk menjalankan niatan pelayanan tulus, yang senantiasa ada dalam benak segenap aparatur kampus.
“Karena kita ini perguruan tinggi negeri, milik segenap bangsa, dan harus terus menghadirkan yang terbaik pula bagi segenap bangsa. Kehadiran ULT kita dorong sebagai solusi jitu pelayanan. Tinggal datang ke ULT atau klik-klik website, semua beres,” ungkap Sutrisna mantap.
Beragam Pelayanan Disediakan
Untuk menjadi Menara Air yang menghadirkan sumber kehidupan dan bukan menjelma laksana Menara Gading yang menyilaukan orang, Sutrisna mengungkapkan bahwa ULT adalah wujud komitmen guna menghadirkan Universitas Negeri Yogyakarta yang membumi. Untuk itu, pelayanan berbasis semboyan smart and smile dilaksanakan secara efektif dan efisien dengan cara yang terintegrasi dan multidimensional. Ada setidaknya lima kelompok besar pelayanan yang disediakan secara integratif di ULT.
Yang pertama adalah pelayanan daring (e-service) untuk dosen, mahasiswa, dan alumni. Dengan membuka website ULT dan mengisi formulir daring yang telah disediakan, pihak-pihak yang bisa memperoleh 1) legalisir ijazah dan transkrip nilai online, 2) pendaftaran yudisium dan wisuda, 3) pengajuan cuti kuliah, dan 4) pengajuan izin tugas belajar dan cuti kepegawaian.
Sebelum ada ULT, Indun Probo Utami, Kepala Bagian Akademik mengungapkan bahwa pelayanan tersebut sebelumnya juga telah berlangsung secara integratif di unit kerja yang dipimpinnya. Termasuk lewat unit kerja yang berada di bawah koordinasinya, layaknya Sub Bagian Regitrasi dan Statistik, Akademik, dan Sarana Akademik.
Perubahan yang berlangsung dengan adanya keterbukaan informasi, adalah upaya pemenuhan yang sejalan dengan pasal 1 UU Keterbukaan Informasi no.14 tahun 2008 tentang penyediaan informasi baik tertulis, lisan, elektronik, dan nonelektronik. Pelayanan akses selama 24 jam, telah diwujudkan dalam bentuk legalisir online yang telah dirintis pada tahun 2017 dan diujicobakan awal tahun ini.
“Kita sudah rintis online, dan senantiasa berupaya meningkatkan menjadi layanan satu pintu. Setidaknya jika ada urusan dan dikoordinasikan, mereka diarahkan dan dipandu menuju ke Bagian Akademik,” ungkap Indun.
Prosedur untuk melakukan pelayanan berbasis online tersebut, dilakukan secara terintegrasi dengan sistem informasi alumni (simfoni) yang telah dirintis oleh Ikatan Alumni UNY. Indun mengungkapkan bahwa dalam sistem tersebut, sudah ada ijazah dan kelengkapan lainnya dengan bentuk file .pdf. Sehingga untuk membuat legalisir ijazah, tinggal mencetak file .pdf tersebut dan memberi pengesahan, lalu mengirimkan berkas tersebut kepada pihak yang membutuhkan. Biaya kurir pengiriman serta fotokopi berkas dengan harga 100 rupiah per lembar dibebankan kepada pemohon layanan.
“Yang pertama kali mencoba, guru di LPPMP Palembang. Pakai Pos Kilat Khusus dan tidak ada satu minggu sudah sampai di sana. Beres,” kenang Indun. Sejak diujicobakan pada awal tahun, hampir 100 berkas legalisir telah dikirimkan per April 2018.
Pelayanan kedua yang disediakan dalam ULT adalah formulir keterbukaan informasi publik. Dengan mengisi formulir tersebut, Anwar Effendi, Kepala Kantor Humas Promosi Protokol (KHPP) mengungkapkan bahwa semua pihak bisa mengakses informasi apapun seputar UNY. Beberapa informasi yang bisa diakses misalnya: statuta UNY, data mahasiswa, data primer seputar pendidikan dan pengajaran, jadwal perkuliahan dan penerimaan mahasiswa baru, akta mengajar, pengelolaan limbah, tata cara pengajuan izin, serta MoU maupun kesepakatan institusi yang melibatkan universitas.
Hingga April 2018, Anwar mengungapkan bahwa sudah ada 38 pemohon informasi publik. Jenis permintaan informasi publik yang paling banyak dimohon adalah data mahasiswa. Sedangkan jenis pengguna informasi paling banyak adalah BEM/UKM. Berjumlah 66% dari total seluruh pengguna informasi publik pada tahun 2016-2018, Maryanto, Kepala Bagian Informasi UNY mengungapkan bahwa pada umumnya data tersebut diminta untuk keperluan riset maupun kebutuhan rekrutmen dan administrasi. Menambahkan hal tersebut, Indun juga mengungkapkan bahwa BEM/UKM juga menggunakan informasi tersebut untuk penyampaian kritik secara konstruktif.
“Itu hal baik. Organisasi mahasiswa itu sahabat saya karena dia kan kritis. Tidak dikritik, kita majunya kapan? Termasuk, penting bagi mereka mengetahui informasi sesungguhnya dan pencapaian yang sudah baik atas universitas ini,” ungkap Indun.
Kedua layanan tersebut, kemudian disediakan secara simultan dengan adanya informasi standar biaya pelayanan. Anwar mengungapkan bahwa daftar biaya pelayanan informasi publik maupun pelayanan di UNY, telah diatur berdasarkan peraturan yang berlaku. Dalam kaitannya tentang bea fotokopi berkas untuk legalisir online, misalnya, hal tersebut ditetapkan melalui SK Rektor sesuai dengan item satuan harga yang berlaku. Beberapa biaya pelayanan informasi publik, layaknya penggandaan CD maupun pencetakan berkas lain, juga telah ditetapkan dalam SK tersebut.
Sedangkan untuk Uang Kuliah Tunggal (UKT), Sutrisna mengungkapkan bahwa penetapan hal tersebut dikategorikan sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak, dan dalam penetapannya sejalan dengan Peraturan Menteri Keuangan maupun koordinasi atas kementerian tersebut.
Basis kebutuhan program studi dan kemampuan orang tua, juga menjadi konsiderasi dalam menentukan UKT. Dengan demikian, calon mahasiswa bahkan juga bisa memprediksi sendiri masuk golongan UKT mana mereka nantinya jika memutuskan mendaftar dan diterima di UNY. Walaupun ungkap Indun, mahasiswa tak bisa menanyakan UKT yang harus dibayarkan temannya karena hal tersebut melanggar privasi dan termasuk dalam informasi yang dikecualikan sesuai dengan SK Rektor dan UU KIP.
“Jadi kita sudah tahu (berapa nanti UKT yang harus dibayarkan), bahkan sebelum diterima di UNY karena sudah ada kategori-kategori pendapatan dan kita publikasikan secara terbuka dan berasas keadilan serta kemampuan orang tua,” ungkap Sutrisna.
Selain tiga layanan diatas, Indun mengungapkan bahwa UNY juga menyediakan arsip maupun dokumen hukum dan tata laksana universitas. Informasi tersebut meliputi akreditasi baik institusi maupun program studi, daftar maupun rekap dosen serta sumber daya manusia yang ada di universitas. Surat Keputusan, berbagai peraturan di UNY, dan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan sivitas, juga telah disediakan dan ditata rapi pada website Hukum dan Tata Laksana UNY, kumtala.uny.ac.id. Termasuk, Dashboard Produk Hukum yang disediakan unit teknis layanan konsultasi dan bantuan hukum (LKBH] UNY.
“Dengan demikian, semua informasi kita sediakan. Ada masalah apapun, kita openi. Kecuali memang yang telah dikecualikan oleh SOP dan SK Rektor, karena urusan kerahasiaan,” pungkas Indun.
Author: pewara dinamika
No Responses