Seminar biasa digelar paling lama seminggu. Namun persiapan dibaliknya, bisa berbulan-bulan. Proses pencarian pembicara, publisher, hingga merencanakan dan menyelenggarakan seminar internasional, diperhatikan betul demi menjadikannya Center of Excellence.
Disela-sela gelaran Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS) yang dihelat akhir Agustus, Direktur Jenderal Sumber Daya Iptek Dikti, Prof. dr Ali Ghufron Mukti, banyak berkisah. Salah satunya, mendalami bagaimana inovasi dan universitas yang ideal di masa mendatang. Menurut Ghufron, universitas yang baik ialah universitas yang memahami bahwa dirinya bukanlah sebagai tempat mencetak agen perubahan, melainkan tempat membentuk agen yang mampu mengubah budaya dan karakter bangsa. Karakter yang baik sangat dibutuhkan oleh setiap perguruan tinggi di Indonesia sebagai bekal menghadapi zaman yang terus bergerak maju.
Selama ini bentuk menghadapi perubahan ialah dengan melaksanakan pembangunan dan membenahi infrastruktur yang ada. Namun, langkah tersebut masih dikatakan belum ideal. Prof. Ghufron menyampaikan pesan kepada seluruh civitas akademika Indonesia, bahwa memikirkan cara untuk membangun kualitas pembelajaran adalah penting hakikatnya. Agar suatu nanti, mahasiswa yang berhasil dicetak Untirta merupakan mahasiswa berintegritas, moral, dan berkarakter unggul yang mampu berdaya saing, baik di tingkat nasional maupun internasional.
Tidak hanya berpesan tentang pembangunan, Prof. Ghufron juga menyinggung bagaimana sebaiknya dosen senantiasa bekerja dengan pendekatan kultur disiplin dan kerja keras. Sebagai seorang pendidik, tugas seorang dosen dapat dikatakan ganda. Selain mendidik, dosen juga dituntut mengabdi. Hal ini akan dengan mudah dilakukan apabila seorang dosen mampu bekerja secara cerdas, tuntas, dan ikhlas, tanpa mengabaikan kultur disiplin.
Ketiga hal tersebut sangat dibutuhkan oleh seorang dosen agar bisa mencetak mahasiswa unggul dan mampu mengubah iklim akademik di kampusnya menjadi lebih berdaya saing. Inilah yang disebut Ali, sebagai perwujudan kampus sebagai center of excellence.
“Setiap kampus memiliki kesempatan untuk bisa bersaing di tingkat internasional, asal segenap civitas akademika di kampus itu serius mengejar hal tersebut. Termasuk dan tak terkecuali, mengejar publikasi dan kontribusi bagi keilmuan,” tuturnya.
Kontribusi bagi keilmuan melalui nilai-nilai center of excellence, diyakini Basikin selaku Sekretaris Eksekutif UNY, sudah selayaknya berlaku dalam segala aspek. Termasuk, menjamin gelaran seminar yang dihelat universitas ini berlangsung dengan baik. Ditengah gelaran 28 seminar internasional pada tahun ini, setiap diantaranya harus terus didorong untuk terjamin kualitasnya. Dengan cara menjamin proses pencarian pembicara, publisher, hingga perencanakan dan penyelenggaraan yang sesuai dengan nilai-nilai kualitas tersebut.
“Sesuatu yang dihasilkan dengan baik dan maksimal, nantinya akan menghasilkan keluaran yang maksimal pula. Semua Demi dihasilkannya kebermanfaatan dan sumbangan pemikiran yang lebih luas bagi bangsa,” tukas Basikin.
Proses Perencanaan Seminar
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) berupaya untuk mencapai visinya sebagai Universitas Kependidikan Kelas Dunia (UKKD) pada tahun 2025. Untuk mencapai visi ini, UNY telah menyusun rencana pengembangan yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan di UNY. Perencanaan seminar sebagai kegiatan yang terkait dengan penelitian dan publikasi ilmiah, baik yang dilakukan oleh dosen maupun mahasiswa, menjadi salah satunya.
Diungkapkan oleh Basikin, penelitian yang dilakukan oleh dosen UNY selama ini tidak hanya mendapat dukungan dana dari Kemenristekdikti tetapi juga dari UNY. Kedua sumber dana ini terdistribusi melalui Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) secara terpusat, maupun perluasan di Fakultas dan Program Pascasarjana (PPs).
Namun hingga saat ini publikasi ilmiah dosen UNY dalam jurnal internasional atau proceeding internasional terindeks berjumlah relatif masih rendah. Sehingga sebagai upaya untuk mewadahi publikasi dosen dan mahasiswa, UNY berupaya memfasilitasi publikasi melalui berbagai program di antaranya bantuan untuk mengikuti seminar di dalam negeri, bantuan untuk mengikuti seminar di luar negeri, insentif artikel jurnal, serta insentif artikel proceeding yang terindeks oleh lembaga pengindeks internasional (Scopus, Thomson-Reuters, dll).
Tahun 2018 UNY berupaya untuk memberi penguatan kepada Jurusan agar mampu menyelenggarakan seminar internasional yang terindeks oleh lembaga pengindeks artikel internasional terutama Scopus. Untuk mendukung upaya itu, UNY mengalokasikan anggaran yang ditujukan kepada jurusan (secara kompetitif) untuk menyelenggarakan seminar internasional. Perencanaan yang matang dan disiapkan secara komprehensif, akan memastikan seminar tergelar dengan baik.
Sekaligus, memenuhi tujuan yang dikehendaki UNY. Yaitu meningkatkan jumlah publikasi ilmiah terindeks Scopus yang ditulis oleh dosen dan mahasiswa UNY, serta meningkatkan kemampuan jurusan dalam mengelola seminar internasional dengan mengundang narasumber berkualitas dari seluruh dunia.
“Itulah mengapa salah satu pertimbangan kita, seminar internasional juga harus bisa digelar oleh UNY. Kembali ke tujuan untuk mendorong dosen kita menulis, sekaligus meningkatkan kualitas sekaligus repurtasi sebagai lembaga akademik,” ungkap Basikin.
Guna mengatur proses perencanaan seminar, UNY telah memiliki panduan bantuan penyelenggaraan seminar internasional terindeks Scopus bagi jurusan di UNY untuk tahun anggaran 2018. Dari hasil prosesnya, UNY mengalokasikan anggaran program bantuan penyelenggaraan seminar internasional ini sebanyak Rp.1.500.000.000 untuk diakses oleh 15 (lima belas) jurusan, dengan besaran bantuan setiap seminar internasional sebanyak Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah).
Yang harus dilakukan dalam proses perencanaan seminar di UNY, yang pertama adalah penyerahan proposal ke bidang IV. Diungkapkan oleh Senam selaku Wakil Rektor IV, penulisan proposal bantuan seminar internasional harus menggambarkan secara utuh gelaran seminar.
Diantaranya: 1) pendahuluan berisi rasionalitas, tema, tujuan, dan manfaat kegiatan, 2) mekanisme pelaksanaan seminar internasional mencakup waktu, tempat, narasumber,topik,
serta target peserta, 3) Penerimaan dan penyeleksi artikel termasuk daftar reviewer, 4) jadwal kegiatan lengkap dengan rencana anggaran biaya dan susunan kepanitiaan, dan 5) rencana keberlanjutan kegiatan
Kemampuan panitia untuk menyelenggarakan seminar internasional yang kredibel yang ditunjukkan dengan memberi gambaran pelaksanaan kegiatan yang meliputi: 1) Gambaran bahwa academic reviewer berasal dari beberapa negara; 2) Gambaran bahwa seminar akan diikuti oleh peserta dari berbagai negara; 3) Gambaran bahwa panitia seminar akan mengundang minimal 3 pembicara kunci (keynote speakers) dari 3 negara yang berbeda yang salah satunya dari UNY; 4) Bahasa pengantar dan artikel yang diterima menggunakan bahasa resmi PBB (Inggris, Perancis, China, Arab, atau Rusia); juga menjadi penting untuk memastikan kualitas dari seminar yang ada digelar.
Pemberian bantuan penyelenggaraan seminar internasional terindeks tersebut kemudian, akan dinilai dari prospek yang dapat terbaca dari proposal. Basisnya adalah kompetitif, sehingga yang terbaiklah yang akan diberikan bantuan penyelenggaraan. Dan pada umumnya, seminar-seminar yang akhirnya tergelar adalah mereka yang memperoleh bantuan.
“Kalau tidak ada bantuan, sulit juga memang menggelar seminar. Oleh karenanya, yang kami tekankan adalah rencana keberlanjutan kegiatan. Ini juga terkait kepada penerimaan artikel dalam pengindeks Scopus. Kalau kegiatan tidak berlanjut, proses pengindeksan jadi makin sulit,” ungkap Senam.
Proses Mengundang Pembicara dan Reviewer
Dalam perencanaan proposal, nama pembicara pada umumnya telah dicantumkan. Oleh karenanya, layaknya diungkapkan Basikin, proses mengundang pembicara sudah dimulai sebelum proposal bahkan disetujui. Alasannya, guna memastikan bahwa jika kelak seminar benar-benar terselenggara, pembicara sudah siap dan tersedia pada tanggal seminar yang ditetapkan.
Termasuk, mereka yang akan menjadi reviewer. Pada umumnya, pembicara panel juga akan bertindak sebagai reviewer.
“Kan tidak mungkin kita mengubha tanggal seminar hanya karena pembicara berhalangan hadir. Oleh karenanya, koordinasi bahkan sebelum proposal konferensi itu dibuat sangat penting. Setidaknya mereka sudah dihubungi, sehingga dalam proposal atau pamflet ditulis “on confirmation” (pembicara menunggu konfirmasi,” tutur Basikin.
Basikin mengungkapkan bahwa strategi mengundang pembicara, pada umumnya dilakukan setelah rapat-rapat persiapan. Utamanya setelah tema ditentukan, maka pembicara kunci (keynote speaker) maupun pembicara panel (plenary speaker) dapat segera dihubungi.
Sebagai siasat dan strategi mengundang pembicara yang efektif, mereka yang kita hubungi untuk pertama kali bisa saja dari sosok yang telah dikenal penyelenggara seminar. Atau, sosok yang pernah hadir sebagai pembicara atau peserta di konferensi yang UNY gelar, ataupun dari kampus-kampus luar negeri yang telah menjalin kerjasama dengan UNY. Koneksi dan persahabatan yang sudah cukup intens diantara UNY sebagai penyelenggara dengan calon pembicara, akan memudahkan persetujuan dari mereka.
Selain itu, pembicara yang akan diundang bisa juga dicari dari pembicara kredibel yang sudah pernah mengisi seminar di Indonesia utamanya di Yogyakarta. Terlepas dari walaupun seminar tersebut terafiliasi dengan UNY. Strategi ini juga cukup ampuh karena walaupun kita belum mengenal mereka, tapi sudah ada kedekatan hati dengan Indonesia.
Sedangkan langkah terakhir yang dapat ditempuh, adalah mengundang speaker dan scholar yang memiliki repurtasi internasional dengan cara menilik kontribusi keilmuan mereka secara pemeringkatan. Bisa melalui pemeringkatan QS atau Google Scholar layaknya yang sedang diupayakan UNY, untuk menilik pembicara mana yang artikelnya substantif dan paling banyak disitasi, ataupun pemikiran pembaharu mereka yang mungkin memiliki kontribusi menarik untuk kita dalami lebih lanjut dalam seminar. Pemikiran-pemikiran itu, tentunya bisa kita baca dalam artikel yang telah mereka publikasikan dalam artikel jurnal terindeks internasional.
“Walaupun, cara ini lebih sulit. Belum tentu mereka mau ke Indonesia. Apalagi mereka yang berepurtasi tinggi, kalau kita menggelarnya seminar dipublikasikan sekedar di kuartil 3 atau kuartil 4, itu dianggap tidak level. Bahkan bisa membunuh karir mereka,” tutur Basikin.
Setelah pembicara ditemukan, barulah asistensi untuk hubungan lebih lanjut dengan mereka dapat dilakukan oleh para panitia bersama dengan tim Asistensi Jurnal Ilmiah dan Tim Asistensi Konferensi Internasional Internasional Terindeks Scopus. Termasuk, merumuskan kontrak dan akomodasi sang pembicara seperti tiket pulang pergi penerbangan dan hotel tempat mereka akan menginap.
Nantinya jika kedua belah pihak telah mencapai kata setuju, pembicara sebagai narasumber maupun reviewer akan menandatangani surat kesediaan hadir dan terlibat dalam seminar yang diselenggarakan. Surat ini nantinya akan dilampirkan dalam proposal pengusulan dana
” bila belum ada, (surat) dapat diganti surat pernyataan kesanggupan dari Ketua jurusan untuk mengadakan leaflet kegiatan dan surat kesediaan. Intinya surat tersebut sebagai finalisasi bahwa pembicara sudah siap,” pungkas Basikin.
Prosedur Memilih dan Bekerjasama dengan Publisher
Proses konferensi dalam mempublikasikan artikel jurnal, pada umumnya melalui kontrak penerbit. Basikin mengisahkan pada seminar-seminar yang digelar di UNY, nominal yang muncul akan bervariasi. Biaya tersebut nantinya diinfomrasikan kepada peserta dalam komponen biaya yang pada umumnya terpisah, sehingga mereka yang berminat mempublikasikan karyanya akan mengetahui berapa angka yang harus dibayarkan.
“Angka di beritahukan kepada peserta. Pada umumnya tidak begitu sulit karena animo masyarakat umum maupun civitas UNY untuk mengikutsertakan karyanya dalam jurnal terindeks cukup tinggi,” tutur Basikin.
Kontrak penerbit, untuk di Indonesia yang cukup favorit dan UNY juga sering melakukan kerjasama, adalah CRC Press Balkema untuk Ilmu Sosial dan IOPscience untuk Ilmu Eksakta dan Terapan Sains. Selain repurtasi, bahan pertimbangan pemilihan penerbit adalah acceptance rate. Yaitu, berapa angka artikel yang terbit dalam jurnal milik para penerbit tersebut akhirnya mampu masuk dalam pengindeksan Scopus.
“Pada umumnya, penerbit-penerbit itu punya angka 70% Acceptance Rate. Artinya, artikel yang mereka terbitkan, sekitar 70% nya dianggap layak oleh lembaga pengindeks Scopus sehingga akhirnya tercantum pada pengindeksan itu. Semakin tinggi acceptance rate, maka semakin tinggi jaminan bahwa artikel akan terbit dan jurnal itu memang berkualitas,” ungkap Basikin.
Kontrak yang UNY lakukan adalah per proceeding, atau diungkapkan Basikin sebagai per terbitan volume jurnal yang dikeluarkan penerbit tersebut. Semisal, UNY membayar 6500 Euro untuk penerbitan satu volume jurnal berisi 500 halaman. Angka tersebut adalah nominal rata-rata yang selama ini dianggarkan UNY sebagai biaya jasa kepada para penerbit jurnal.
Nantinya, UNY akan minta peserta konferensi untuk membuat tulisan sekitar 4-6 halaman, supaya bisa 100 paper termuat. Basikin menganggap bahwa jumlah halaman tersebut kecil secara kuantitas, karena proceeding sendiri pada dasarnya hanya rangkuman poin pemikiran saja, bukan keseluruhan.
Selain itu, yang juga diperhatikan oleh UNY adalah penempatan jurnal dalam kuartil Scopus. Scopus sebagai sebuah indeks dibagi atas empat kuartil yang didasari atas kualitas dan impact factor (kebermanfaatan, banyaknya sitasi, repurtasi) dari tulisan yang ada di dalam tiap-tiap jurnal.
Kuartil satu, berisi 25% jurnal terbaik indeks tersebut. Dan kuartil 4, berisi 25% jurnal terbawah dalam indeks tersebut. Setiap publisher pada umumnya memiliki banyak jurnal yang ada dalam masing-masing kuartil. Pemilihan UNY atas jurnal mana yang akan menerbitkan prosiding hasil seminar, kemudian menyesuaikan dengan kebutuhan.
“BIsa Q1 (Kuartil 1), Q2, Q3, dan Q4. Menyesuaikan saja. Misal ingin yang penting artikel tersebut terbit, maka pilih jurnal yang ada di Q4. Namun kalau untuk persyaratan guru besar (profesor), minimal menerbitkan di jurnal Q2 dan statusnya sebagai penulis pertama. UNY menyasar semuanya, sesuai dengan kebutuhan masing-masing peserta seminar,” pungkas Basikin.
Author: Ilham Dary Athallah
No Responses